8 herramientas de gestión de tareas multiplataforma para mantener sus proyectos bajo control
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Cuando tiene mucho que hacer en un día, puede volverse abrumador rápidamente. Escribir todo ayuda, pero ¿por qué usar papel cuando puede hacer un uso completo de una herramienta de administración de tareas en su teléfono, computadora o ambos? Estas herramientas le permiten ver todo lo que necesita hacer en cualquier dispositivo y brindan muchas más funciones que su computadora portátil. Y con la cantidad de estas herramientas que existen hoy en día, seguramente habrá una que sea perfecta para usted.
Actualización, 2/3/22: precios actualizados para Todoist, Trello y Any.do.
Qué buscar en una herramienta de administración de tareas
Hay algunas cosas a considerar al elegir la herramienta de administración de tareas adecuada para usted.
- Funciones básicas: si bien cada aplicación tendrá su propia forma de hacer las cosas, la mayoría de las aplicaciones de administración de tareas se centran en las listas de tareas pendientes de alguna forma. Funciones como subtareas (tareas dentro de tareas), fechas de vencimiento y recordatorios amplían enormemente la utilidad de las listas de tareas pendientes. Aún así, algunas aplicaciones pueden ofrecer otras formas de ver sus tareas, como paneles con múltiples listas o calendarios.
- Organización: la organización es imprescindible en las aplicaciones de gestión de tareas. Pueden ser carpetas, etiquetas o incluso simplemente un sistema de búsqueda en profundidad, pero al final del día, lo único que importa es que pueda encontrar los datos que necesita rápidamente.
- Multiplataforma: ¿De qué sirve usar una aplicación de administración de tareas si todo está bloqueado en una sola plataforma? Si desea cambiar entre trabajar en su teléfono, computadora portátil y computadora de escritorio, la aplicación que use debería permitirlo. Y todos los de esta lista lo hacen, con todos los programas disponibles en iOS y Android, junto con versiones web para usuarios de escritorio (muchos también tienen programas de escritorio adecuados para Mac y Windows).
- Sincronización en la nube: una vez que instale el programa en varios dispositivos, querrá estar seguro de que sus datos se sincronizarán automáticamente entre todos ellos. Y todas las herramientas de esta lista hacen precisamente eso.
- Precios: todas las aplicaciones de esta lista se pueden descargar gratis, pero la mayoría bloquea ciertas funciones detrás de los muros de pago. Esto generalmente se hace a través de una suscripción, ya sea mensual o anual.
Lo mejor para la mayoría de las personas: Microsoft To Do
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Microsoft To Do es la aplicación perfecta para iniciarse en la gestión de tareas porque es completamente gratuita. To Do es el mejor ejemplo de tomar listas de tareas estándar y agregarles más utilidad con subtareas (que aquí se denominan), fechas de vencimiento y recordatorios. Puede organizar las listas en grupos o usar la barra de búsqueda para encontrar tareas específicas El sistema de agrupación es particularmente útil si desea hacer cosas como separar su trabajo y listas personales en sus propias categorías.
To Do también ofrece algunas funciones con Microsoft Outlook. Puede agregar fácilmente los correos electrónicos recibidos como tareas e incorporarlos a sus listas.
Microsoft To Do está disponible para Android e iOS, junto con una versión web.
Listas de tareas pendientes mejoradas: Todoist
Doist
Todoist funciona con un sistema de lista de tareas similar al de Microsoft To Do, excepto que tiene un mayor enfoque en la división de listas (lo que le permite tener varias listas dentro de una). Puedes agregar rápidamente nuevas tareas con solo presionar un botón, y Todoist usa lenguaje natural para completar algunos de los datos por ti. Por ejemplo, si nombras tu tarea como "enviar un correo electrónico al banco cada segundo martes del mes", Todoist configurará automáticamente esa tarea para cada segundo martes en la configuración sin que tengas que configurar las fechas tú mismo.
Esa es solo una de las características que Todoist ofrece para optimizar su poderoso conjunto de herramientas. También puede organizar sus tareas con carpetas y etiquetas, y establecer niveles de prioridad para que sepa en qué concentrarse primero. Todoist también ofrece algunas herramientas de colaboración simples, donde puede asignar y discutir tareas con otros miembros del equipo en la aplicación.
Todoist crea informes sobre el rendimiento de tu trabajo a través de su sistema “Karma". Básicamente, esto solo realiza un seguimiento de cuántas tareas completa y cuánto tiempo toman, lo que puede ser útil para ver cuánto tiempo requieren ciertos proyectos.
Todoist es de uso gratuito, pero estará limitado a 80 proyectos y se perderá algunas características de la organización, como las etiquetas. Para la experiencia completa de Todoist, querrás la versión Premium, que cuesta $3 por mes. Esto amplía el límite de proyectos a 300 y completa el resto de funciones de Todoist. También está el plan de negocios, que cuesta $ 5 por mes y aumenta el límite de su proyecto a 500. También agrega algunas funciones más centradas en el equipo (como la asignación de personas como roles de administrador).
Puede descargar Todoist en Windows, Mac, iOS y Android, o acceder a él en la web.
Organización simple: TickTick
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TickTick es otra poderosa aplicación enfocada en tareas pendientes, que presenta subtareas y recordatorios como Todoist y To do. Pero TickTick consigue diferenciarse gracias a su sencillo sistema de organización. Aún puede crear subtareas, etiquetar elementos y priorizar tareas como en Todoist, pero la aplicación utiliza un sistema de carpetas fácil de entender para una organización más amplia.
Además de eso, TickTick también presenta algunas otras características menores que pueden ser útiles. Un ejemplo es la "Alerta molesta", un recordatorio que aparece varias veces para garantizar que complete la tarea.
TickTick es de uso gratuito, pero si desea un calendario incorporado avanzado, 10 temas para elegir y datos de informes avanzados (cuántas tareas completa, etc.), entonces querrá TickTick Premium que cuesta $ 27.99 al año o $2.79 al mes.
Puede descargar TickTick en Windows, Mac, iOS y Android, o usarlo en la web.
Algunas características inteligentes: recuerda la leche
Recuerda la leche
Recuerde que Milk ha existido por un tiempo y fue una de las primeras herramientas importantes de administración de tareas. Y gracias a las actualizaciones constantes, esta sigue siendo una de las mejores aplicaciones de administración de tareas que existen.
Al igual que Todoist, Remember the Milk le permite usar lenguaje natural en los nombres de sus tareas, por lo que puede escribir "Responda el mensaje de John mañana, máxima prioridad" antes de acostarse, y la aplicación establecerá una tarea para el día siguiente con el nivel de prioridad más alto. Tiene las etiquetas y subtareas que se ven en otras aplicaciones para la organización, pero Remember the Milk también cuenta con un sistema de búsqueda avanzada que le permite encontrar tareas rápidamente en función de sus fechas de vencimiento, contenidos y subtareas.
Otra característica útil de la que se jacta Remember the Milk son las "Listas inteligentes". Estas son listas generadas automáticamente en función de ciertos criterios que usted determina (como las tareas marcadas como de alta prioridad). Estos seguramente le ahorrarán algo de tiempo y molestias.
Recuerde que Milk es de uso gratuito, pero se perderá funciones como subtareas, widgets y recordatorios. Para la experiencia completa de Remember the Milk, querrás Remember the Milk Pro, que cuesta $39.99 al año.
Puede descargar Remember the Milk en Windows, Mac, iOS y Android, o usar la versión web.
Gestión basada en tarjetas: Trello
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Si ha oído hablar de Trello, es probable que se deba a sus características centradas en el equipo. Trello es una herramienta de colaboración fantástica para la gestión de proyectos, pero lo que quizás no conozca son sus méritos también para las personas.
Trello funciona de manera diferente a la mayoría de las aplicaciones de esta lista. En lugar de centrarse en listas estándar, Trello utiliza un diseño basado en tarjetas para la gestión de tareas. Tiene varias listas formadas por tarjetas, pero cada tarjeta puede tener listas de verificación, notas o archivos adjuntos. Debido a este diseño, Trello sobresale al permitirle planificar su próximo movimiento de una manera intuitiva. También está Trello Butler, que es una IA a la que puede proporcionar información para automatizar ciertas tareas.
Trello es de uso gratuito, pero se perderá algunas funciones, como ciertas herramientas de automatización (como acciones programadas), y estará limitado a archivos adjuntos de 10 MB. Si desea aumentar ese límite a 250 MB y obtener acceso a todas las herramientas que Trello tiene para ofrecer para individuos ($5/mes), para usuarios premium ($10/mes) o el plan de negocios para usuarios empresariales ($17.50/ usuario/mes). Puedes ver una comparación completa de todos los planes en el sitio de Trello.
Puede descargar Trello en Windows, Mac, iOS y Android, o usarlo en la web.
Sencillo: Any.do
Cualquier.hacer
Las aplicaciones que hemos mencionado hasta ahora se enfocan en tener características detalladas. Y, si bien esas aplicaciones son poderosas, pueden ser innecesariamente abrumadoras si sus necesidades de administración de tareas son más simples. Afortunadamente, algunas aplicaciones tienen como objetivo simplificar las cosas, y Any.do es una de las mejores en ese sentido.
La interfaz de usuario de la aplicación es sencilla y elegante, con un sistema de organización simple que lo une todo. Naturalmente, no tiene tantas opciones aquí como aplicaciones como Todoist, pero Any.do aún es suficiente para administrar sus tareas y proyectos de manera efectiva con facilidad. Cuenta con los elementos básicos como recordatorios, fechas de vencimiento y subtareas, junto con algunas funciones para tomar notas y adjuntar archivos. También puede ver todas sus tareas en una vista de calendario en lugar de la estructura de lista normal.
Any.do es de uso gratuito, pero si desea funciones adicionales como temas personalizables y cargas de archivos ilimitadas, querrá Any.do Premium, que comienza en $ 2.99 por mes.
Puede descargar Any.do en Windows, Mac, iOS y Android, o usar la versión web.
Gratis y Simple: Tareas de Google
Google Tasks es otra aplicación que busca la simplicidad. El diseño de las tareas es tan sencillo como su nombre: se centra en lo básico (fechas de vencimiento, subtareas y recordatorios) y no mucho más. Por supuesto, si está buscando algo simple, entonces eso será perfecto para usted.
Tasks está integrado con Gmail y Google Calendar, por lo que puede agregar tareas directamente desde Gmail en respuesta a los correos electrónicos, y todas sus tareas también aparecerán en Google Calendar. Tasks también está muy integrado con los recordatorios predeterminados de Android, lo que significa que también es una opción fantástica para los usuarios de Android.
Y, como muchas de las aplicaciones de Google, Tasks es completamente gratis, sin condiciones. Puede descargar Google Tasks en iOS y Android, o simplemente usar la versión web integrada en Gmail a través de la barra lateral. (Desafortunadamente, todavía no existen otras versiones de escritorio).
]( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en_US )
Todo-en-Uno: Noción
laboratorios notion inc.
A diferencia del resto de las aplicaciones aquí, Notion es una aplicación de productividad general diseñada para contener mucho más que solo tareas. Puede crear listas, notas, hojas de cálculo, bases de datos y mucho más con su sistema de plantillas en profundidad (que le permite usar plantillas creadas tanto por Notion como por otros usuarios). Por supuesto, debido a esa libertad, puede funcionar como una fantástica herramienta de gestión de tanques.
En una página en blanco, puede agregar listas de verificación, tablas e incluso una plantilla basada en tarjetas similar a Trello. Eso significa que puede configurar páginas para que se comporten de manera similar a las listas de tareas pendientes. Para cada entrada en la lista, puede adjuntar una nueva página que puede almacenar información adicional o subtareas. Notion incluso admite recordatorios para las páginas, por lo que tampoco se está perdiendo esa característica básica.
Gracias al diseño abierto de Notion, también es la aplicación más personalizable aquí. Puede tener tarjetas, listas y notas, todo en la misma página, con el diseño de arrastrar y soltar que facilita su reubicación. Y, si desea ver este sistema en acción, no busque más allá de la página de "Ayuda y soporte" de Notion, que se creó completamente dentro del sistema de Notion.
Notion se puede descargar de forma gratuita y se puede utilizar de forma gratuita gracias a que Notion elimina el antiguo límite de páginas para cuentas gratuitas. Sin embargo, todavía hay versiones pagas, con el plan Notion Personal Pro ($ 4 / mes) que le otorga cargas de archivos ilimitadas y un historial de edición de páginas (los otros planes están dirigidos a equipos y no proporcionarán mucho valor para los individuos).
Puede descargar Notion en iOS, Android, Mac y Windows, o usar la versión web.