8 plattformübergreifende Task-Management-Tools, um Ihre Projekte in Schach zu halten
Appest Inc.
Wenn Sie an einem Tag viel zu tun haben, kann es schnell überwältigend werden. Alles aufzuschreiben hilft, aber warum Papier verwenden, wenn Sie ein Aufgabenverwaltungstool auf Ihrem Telefon, Computer oder beidem voll nutzen können. Mit diesen Tools können Sie alles, was Sie tun müssen, auf jedem Gerät anzeigen und bieten weit mehr Funktionen als Ihr Notebook. Und bei der Anzahl dieser Tools, die es heute gibt, gibt es sicher das Passende für Sie.
Update, 2.3.22: Aktualisierte Preise für Todoist, Trello und Any.do.
Worauf Sie in einem Aufgabenverwaltungstool achten sollten
Bei der Auswahl des richtigen Task-Management-Tools sind einige Dinge zu beachten.
- Grundlegende Funktionen: Während jede App ihre eigene Art hat, Dinge zu erledigen, konzentrieren sich die meisten Aufgabenverwaltungs-Apps in irgendeiner Form auf To-do-Listen. Funktionen wie Unteraufgaben (Aufgaben innerhalb von Aufgaben), Fälligkeitsdaten und Erinnerungen erweitern den Nutzen von Aufgabenlisten erheblich. Einige Apps bieten jedoch möglicherweise andere Möglichkeiten zum Anzeigen Ihrer Aufgaben, z. B. Bereiche mit mehreren Listen oder Kalendern.
- Organisation: Organisation ist ein Muss in Aufgabenverwaltungs-Apps. Das können Ordner, Tags oder auch nur ein umfassendes Suchsystem sein, aber am Ende des Tages zählt nur, dass Sie die benötigten Daten schnell finden.
- Plattformübergreifend: Was nützt die Verwendung einer Aufgabenverwaltungs-App, wenn alles an eine Plattform gebunden ist? Wenn Sie zwischen der Arbeit auf Ihrem Telefon, Laptop und Desktop wechseln möchten, sollte die von Ihnen verwendete App dies ermöglichen. Und alle auf dieser Liste tun dies, wobei jedes Programm auf iOS und Android verfügbar ist, neben Webversionen für Desktop-Benutzer (viele haben auch geeignete Desktop-Programme für Mac und Windows).
- Cloud-Synchronisierung: Sobald Sie das Programm auf mehreren Geräten installiert haben, möchten Sie sicher sein, dass Ihre Daten automatisch zwischen allen Geräten synchronisiert werden. Und alle Tools auf dieser Liste tun genau das.
- Preise: Alle Apps auf dieser Liste können kostenlos heruntergeladen werden, aber die meisten von ihnen sperren bestimmte Funktionen hinter Paywalls. Dies erfolgt normalerweise über ein Abonnement, das entweder monatlich oder jährlich berechnet wird.
Am besten für die meisten Menschen: Microsoft To Do
Microsoft
Microsoft To Do ist die perfekte App für den Einstieg in die Aufgabenverwaltung, da sie völlig kostenlos ist. To Do ist das beste Beispiel dafür, wie man Standard-To-Do-Listen nimmt und ihnen mit Unteraufgaben (die hier als "Schritte" bezeichnet werden), Fälligkeitsdaten und Erinnerungen mehr Nutzen hinzufügen. Sie können Listen in Gruppen organisieren oder die Suchleiste verwenden bestimmte Aufgaben finden Das Gruppierungssystem ist besonders nützlich, wenn Sie beispielsweise Ihre Arbeits- und persönlichen Listen in eigene Kategorien unterteilen möchten.
To Do bietet auch einige Funktionen mit Microsoft Outlook. Sie können empfangene E-Mails ganz einfach als Aufgaben hinzufügen und in Ihre Listen aufnehmen.
Microsoft To Do ist neben einer Webversion für Android und iOS verfügbar .
Verbesserte Aufgabenlisten: Todoist
Doist
Todoist arbeitet mit einem ähnlichen To-Do-Listensystem wie Microsoft To Do, außer dass es einen größeren Fokus auf das Unterteilen von Listen legt (was es Ihnen ermöglicht, mehrere Listen in einer zu haben). Du kannst neue Aufgaben schnell per Knopfdruck hinzufügen und Todoist verwendet natürliche Sprache, um einige der Daten für dich einzugeben. Wenn du deine Aufgabe beispielsweise so benennst wie „jeden zweiten Dienstag im Monat eine E-Mail an die Bank senden”, legt Todoist diese Aufgabe automatisch für jeden zweiten Dienstag in den Einstellungen fest, ohne dass du die Daten selbst festlegen musst.
Das ist nur eine der Funktionen, die Todoist bietet, um sein leistungsstarkes Toolset zu optimieren. Sie können Ihre Aufgaben auch mit Ordnern und Labels organisieren und Prioritätsstufen festlegen, damit Sie wissen, worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen. Todoist bietet auch einige einfache Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Aufgaben zuweisen und mit anderen Teammitgliedern in der App besprechen können.
Todoist erstellt über sein „Karma”-System Berichte über deine Arbeitsleistung. Im Grunde verfolgt dies nur, wie viele Aufgaben Sie erledigen und wie lange sie dauern, was nützlich sein kann, um zu sehen, wie viel Zeit bestimmte Projekte benötigen.
Todoist kann kostenlos verwendet werden, aber Sie sind auf 80 Projekte beschränkt und verpassen einige Organisationsfunktionen wie Labels. Für das volle Todoist-Erlebnis brauchst du die Premium-Version, die 3 $ pro Monat kostet. Dies erweitert das Projektlimit auf 300 und füllt die restlichen Funktionen von Todoist aus. Es gibt auch den Businessplan, der 5 $ pro Monat kostet und Ihr Projektlimit auf 500 erhöht. Er fügt auch einige weitere teamorientierte Funktionen hinzu (z. B. die Zuweisung von Personen als Administratorrollen).
Du kannst Todoist unter Windows, Mac, iOS und Android herunterladen oder im Internet darauf zugreifen .
Einfache Organisation: TickTick
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TickTick ist eine weitere leistungsstarke To-Do-App mit Unteraufgaben und Erinnerungen wie Todoist und To do. Aber TickTick schafft es, sich dank seines einfachen Organisationssystems zu differenzieren. Du kannst immer noch Unteraufgaben erstellen, Elemente taggen und Aufgaben priorisieren wie in Todoist, aber die App verwendet ein leicht verständliches Ordnersystem für eine breitere Organisation.
Abgesehen davon bietet TickTick auch einige andere kleinere Funktionen, die nützlich sein können. Ein Beispiel ist der „Annoying Alert” – eine Erinnerung, die mehrmals auftaucht, um sicherzustellen, dass Sie die Aufgabe erledigen.
TickTick kann kostenlos verwendet werden, aber wenn Sie einen erweiterten integrierten Kalender, 10 Themen zur Auswahl und erweiterte Berichtsdaten (wie viele Aufgaben Sie erledigen usw.) möchten, dann möchten Sie TickTick Premium, das 27,99 $ pro Jahr kostet oder $2,79 pro Monat.
Sie können TickTick für Windows, Mac, iOS und Android herunterladen oder im Internet verwenden .
Einige intelligente Funktionen: Denken Sie an die Milch
Denken Sie an die Milch
Denken Sie daran, dass es Milk schon seit einiger Zeit gibt und eines der ersten großen Task-Management-Tools war. Und dank der ständigen Updates ist dies immer noch eine der besten Aufgabenverwaltungs-Apps, die es gibt.
Ähnlich wie Todoist können Sie mit Remember the Milk natürliche Sprache in Ihren Aufgabennamen verwenden, sodass Sie vor dem Schlafengehen einfach „Antworte auf Johns Nachricht morgen, höchste Priorität” eingeben können, und die App stellt eine Aufgabe für den nächsten Tag mit ein höchste Prioritätsstufe. Sie haben die Tags und Unteraufgaben, die in anderen Apps für die Organisation zu sehen sind, aber Remember the Milk verfügt auch über ein erweitertes Suchsystem, mit dem Sie Aufgaben basierend auf ihren Fälligkeitsdaten, Inhalten und Unteraufgaben schnell finden können.
Eine weitere nützliche Funktion. Denken Sie daran, dass die Milk-Vorteile „intelligente Listen” sind. Dies sind automatisch generierte Listen, die auf bestimmten Kriterien basieren, die Sie festlegen (z. B. Aufgaben, die als hohe Priorität gekennzeichnet sind). Diese werden Ihnen sicherlich Zeit und Ärger ersparen.
Denken Sie daran, dass die Verwendung von Milk kostenlos ist, aber Sie werden Funktionen wie Unteraufgaben, Widgets und Erinnerungen verpassen. Für das volle Remember the Milk-Erlebnis benötigen Sie Remember the Milk Pro, das 39,99 $ pro Jahr kostet.
Sie können Remember the Milk für Windows, Mac, iOS und Android herunterladen oder die Webversion verwenden .
Kartenbasierte Verwaltung: Trello
Trello Inc.
Wenn Sie von Trello gehört haben, liegt das wahrscheinlich an den teamorientierten Funktionen. Trello ist ein fantastisches kollaboratives Tool für das Projektmanagement, aber was Sie vielleicht nicht wissen, sind seine Vorzüge auch für Einzelpersonen.
Trello funktioniert anders als die meisten Apps auf dieser Liste. Anstatt sich auf Standardlisten zu konzentrieren, verwendet Trello ein kartenbasiertes Design für die Aufgabenverwaltung. Sie haben mehrere Listen, die aus Karten bestehen, aber jede Karte kann Checklisten, Notizen oder Anhänge enthalten. Aufgrund dieses Designs zeichnet sich Trello dadurch aus, dass Sie Ihren nächsten Schritt auf intuitive Weise planen können. Es gibt auch den Trello Butler, eine KI, der Sie Informationen zuführen können, um bestimmte Aufgaben zu automatisieren.
Trello kann kostenlos verwendet werden, aber Sie werden einige Funktionen wie bestimmte Automatisierungstools (z. B. geplante Aktionen) verpassen und auf 10 MB Dateianhänge beschränkt sein. Wenn Sie dieses Limit auf 250 MB erhöhen und Zugriff auf alle Tools erhalten möchten, die Trello für Einzelpersonen (5 $/Monat), für Premium-Benutzer (10 $/Monat) oder den Geschäftsplan für Unternehmensbenutzer (17,50 $/ Benutzer/Monat). Einen vollständigen Vergleich aller Pläne finden Sie auf der Website von Trello.
Sie können Trello unter Windows, Mac, iOS und Android herunterladen oder im Internet verwenden .
Unkompliziert: Any.do
Beliebig
Die Apps, die wir bisher erwähnt haben, konzentrieren sich auf detaillierte Funktionen. Und obwohl diese Apps leistungsstark sind, können sie unnötig überwältigend sein, wenn Ihre Anforderungen an die Aufgabenverwaltung einfacher sind. Glücklicherweise zielen einige Apps darauf ab, die Dinge zu vereinfachen, und Any.do ist in dieser Hinsicht eine der besten.
Die Benutzeroberfläche der App ist unkompliziert und elegant, mit einem einfachen Organisationssystem, das alles zusammenhält. Natürlich haben Sie hier nicht so viele Optionen wie Apps wie Todoist, aber Any.do reicht immer noch aus, um Ihre Aufgaben und Projekte mit Leichtigkeit effektiv zu verwalten. Es enthält die Grundlagen wie Erinnerungen, Fälligkeitsdaten und Unteraufgaben sowie einige Funktionen zum Erstellen von Notizen und Dateianhängen. Sie können alle Ihre Aufgaben auch in einer Kalenderansicht anstelle der normalen Listenstruktur anzeigen.
Any.do kann kostenlos verwendet werden, aber wenn Sie zusätzliche Funktionen wie anpassbare Themen und unbegrenzte Datei-Uploads wünschen, sollten Sie Any.do Premium verwenden, das bei 2,99 $ pro Monat beginnt.
Sie können Any.do unter Windows, Mac, iOS und Android herunterladen oder die Webversion verwenden .
Kostenlos und einfach: Google Tasks
Google Tasks ist eine weitere App, die nach Einfachheit strebt. Das Design von Tasks ist so einfach wie sein Name – es konzentriert sich auf die Grundlagen (Fälligkeitsdaten, Unteraufgaben und Erinnerungen) und nicht viel mehr. Wenn Sie nach etwas Einfachem suchen, ist das natürlich perfekt für Sie.
Aufgaben ist in Google Mail und Google Kalender integriert, sodass Sie Aufgaben direkt aus Google Mail als Antwort auf E-Mails hinzufügen können, und alle Ihre Aufgaben werden auch in Google Kalender angezeigt. Tasks ist auch stark in die standardmäßigen Android-Erinnerungen integriert, was bedeutet, dass es auch für Android-Benutzer eine fantastische Option ist.
Und wie viele Apps von Google ist Tasks völlig kostenlos – ohne Bedingungen. Sie können Google Tasks auf iOS und Android herunterladen oder einfach die in Google Mail integrierte Webversion über die Seitenleiste verwenden. (Leider gibt es noch keine anderen Desktop-Versionen.)
]( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en_US )
All-in-One: Begriff
Notion Labs Inc.
Im Gegensatz zu den anderen Apps hier ist Notion eine allgemeine Produktivitäts-App, die viel mehr als nur Aufgaben enthält. Sie können Listen, Notizen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und vieles mehr mit seinem umfassenden Vorlagensystem erstellen (das es Ihnen ermöglicht, Vorlagen zu verwenden, die sowohl von Notion als auch von anderen Benutzern erstellt wurden). Aufgrund dieser Freiheit kann es natürlich als fantastisches Tankmanagement-Tool fungieren.
Auf einer leeren Seite können Sie Checklisten, Tabellen und sogar eine kartenbasierte Vorlage ähnlich wie Trello hinzufügen. Das bedeutet, dass Sie Seiten so einrichten können, dass sie sich ähnlich wie Aufgabenlisten verhalten. Für jeden Eintrag in der Liste können Sie eine neue Seite anhängen, die zusätzliche Informationen oder Teilaufgaben speichern kann. Notion unterstützt sogar Erinnerungen für Seiten, sodass Sie auch diese grundlegende Funktion nicht verpassen.
Dank des offenen Designs von Notion ist es hier auch die am besten anpassbare App. Sie können Karten, Listen und Notizen alle auf derselben Seite haben, wobei das Drag-and-Drop-Design es einfach macht, sie neu zu positionieren. Und wenn Sie dieses System in Aktion sehen möchten, suchen Sie nicht weiter als auf der „Hilfe & Support”-Seite von Notion, die vollständig innerhalb des Notion-Systems erstellt wurde.
Notion kann kostenlos heruntergeladen und effektiv kostenlos genutzt werden, da Notion die frühere Seitenbegrenzung für kostenlose Konten aufhebt. Es gibt jedoch immer noch kostenpflichtige Versionen mit dem Notion Personal Pro-Plan ($ 4 / Monat), der Ihnen unbegrenzte Datei-Uploads und einen Bearbeitungsverlauf für Seiten gewährt (die anderen Pläne richten sich an Teams und bieten Einzelpersonen keinen großen Wert).
Sie können Notion für iOS, Android, Mac und Windows herunterladen oder die Webversion verwenden .