8 międzyplatformowych narzędzi do zarządzania zadaniami, aby utrzymać projekty pod kontrolą
Appest Inc.
Kiedy masz dużo do zrobienia w ciągu dnia, może to szybko przytłaczać. Zapisywanie wszystkiego pomaga, ale po co używać papieru, skoro możesz w pełni korzystać z narzędzia do zarządzania zadaniami na telefonie, komputerze lub obu. Narzędzia te umożliwiają przeglądanie wszystkiego, co trzeba zrobić, na dowolnym urządzeniu i zapewniają znacznie więcej funkcji niż notebook. A biorąc pod uwagę, jak wiele z tych narzędzi istnieje dzisiaj, z pewnością będą dostępne dla Ciebie.
Aktualizacja, 22.03.: Zaktualizowano ceny Todoist, Trello i Any.do.
Czego szukać w narzędziu do zarządzania zadaniami
Przy wyborze odpowiedniego narzędzia do zarządzania zadaniami należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy.
- Podstawowe funkcje: Chociaż każda aplikacja będzie miała swój własny sposób wykonywania zadań, większość aplikacji do zarządzania zadaniami koncentruje się w jakiejś formie na listach rzeczy do zrobienia. Funkcje takie jak podzadania (zadania w ramach zadań), terminy i przypomnienia znacznie zwiększają użyteczność list rzeczy do zrobienia. Mimo to niektóre aplikacje mogą oferować inne sposoby przeglądania zadań, takie jak panele z wieloma listami lub kalendarzami.
- Organizacja: Organizacja jest koniecznością w aplikacjach do zarządzania zadaniami. Mogą to być foldery, tagi, a nawet po prostu dogłębny system wyszukiwania, ale pod koniec dnia liczy się tylko to, że możesz szybko znaleźć potrzebne dane.
- Wieloplatformowość: Jaki jest pożytek z używania aplikacji do zarządzania zadaniami, jeśli wszystko jest zablokowane na jednej platformie? Jeśli chcesz przełączać się między pracą na telefonie, laptopie i komputerze stacjonarnym, używana aplikacja powinna na to pozwalać. I wszyscy na tej liście to robią, a każdy program jest dostępny na iOS i Androida, wraz z wersjami internetowymi dla użytkowników komputerów stacjonarnych (wielu ma również odpowiednie programy komputerowe dla komputerów Mac i Windows).
- Synchronizacja w chmurze: Po zainstalowaniu programu na wielu urządzeniach chcesz mieć pewność, że Twoje dane będą automatycznie synchronizowane między nimi wszystkimi. I wszystkie narzędzia z tej listy właśnie to robią.
- Ceny: wszystkie aplikacje z tej listy można pobrać bezpłatnie, ale większość z nich blokuje pewne funkcje za zaporami. Odbywa się to zwykle w ramach subskrypcji, pobieranej co miesiąc lub co rok.
Najlepsze dla większości ludzi: Microsoft To Do
Microsoft
Microsoft To Do to idealna aplikacja do rozpoczęcia zarządzania zadaniami, ponieważ jest całkowicie bezpłatna. Do zrobienia to doskonały przykład zastosowania standardowych list rzeczy do zrobienia i dodania do nich większej użyteczności za pomocą podzadań (zwanych tutaj „Krokami"), terminów i przypomnień. Możesz organizować listy w grupy lub użyć paska wyszukiwania, aby znajdowanie określonych zadań.System grupowania jest szczególnie przydatny, jeśli chcesz robić takie rzeczy, jak rozdzielanie list służbowych i osobistych na osobne kategorie.
To Do oferuje również pewne funkcje w programie Microsoft Outlook. Otrzymane wiadomości e-mail możesz łatwo dodawać jako zadania i umieszczać na swoich listach.
Microsoft To Do jest dostępny dla systemów Android i iOS wraz z wersją internetową.
Rozszerzone listy rzeczy do zrobienia: Todoist
Doist
Todoist działa na podobnym systemie list rzeczy do zrobienia jak Microsoft To Do, z wyjątkiem tego, że skupia się bardziej na dzieleniu list (co pozwala mieć wiele list w jednej). Możesz szybko dodawać nowe zadania za naciśnięciem przycisku, a Todoist używa języka naturalnego, aby wypełnić niektóre dane za Ciebie. Na przykład, jeśli nazwiesz swoje zadanie w stylu „wysyłaj e-maile do banku w każdy drugi wtorek miesiąca”, Todoist automatycznie ustawi to zadanie na każdy drugi wtorek w ustawieniach, bez konieczności samodzielnego ustawiania dat.
To tylko jedna z funkcji, które Todoist oferuje, aby usprawnić swój potężny zestaw narzędzi. Możesz także organizować swoje zadania za pomocą folderów i etykiet oraz ustawiać poziomy priorytetów, aby wiedzieć, na czym należy się najpierw skupić. Todoist oferuje również proste narzędzia do współpracy, w których możesz przypisywać i omawiać zadania z innymi członkami zespołu w aplikacji.
Todoist tworzy raporty o wydajności Twojej pracy za pośrednictwem systemu „Karma”. Zasadniczo, to po prostu śledzi, ile zadań wykonujesz i ile czasu zajmują, co może być przydatne do sprawdzenia, ile czasu wymagają niektóre projekty.
Todoist jest darmowy, ale będziesz ograniczony do 80 projektów i stracisz niektóre funkcje organizacji, takie jak etykiety. Aby w pełni korzystać z Todoist, będziesz potrzebować wersji Premium, która kosztuje 3 USD miesięcznie. Rozszerza to limit projektów do 300 i uzupełnia pozostałe funkcje Todoist. Istnieje również biznesplan, który kosztuje 5 USD miesięcznie i zwiększa limit projektu do 500. Dodaje również kilka funkcji bardziej skupionych na zespole (takich jak przypisywanie osób jako ról administratora).
Możesz pobrać Todoist na Windowsa, Maca, iOS i Androida lub uzyskać do niego dostęp w sieci.
Prosta organizacja: TickTick
Appest Inc.
TickTick to kolejna potężna aplikacja skoncentrowana na zadaniach, zawierająca podzadania i przypomnienia, takie jak Todoist i To do. Ale TickTick wyróżnia się dzięki prostemu systemowi organizacji. Nadal możesz tworzyć podzadania, oznaczać elementy i nadawać priorytety zadaniom, tak jak w Todoist, ale aplikacja korzysta z łatwego do zrozumienia systemu folderów dla szerszej organizacji.
Poza tym TickTick zawiera również inne drobne funkcje, które mogą być przydatne. Jednym z przykładów jest „Irytujący alert” — przypomnienie, które pojawia się wiele razy, aby zapewnić wykonanie zadania.
TickTick jest darmowy, ale jeśli potrzebujesz zaawansowanego wbudowanego kalendarza, 10 motywów do wyboru i zaawansowanych danych raportowania (ile zadań wykonałeś itp.), wtedy będziesz potrzebować TickTick Premium, który kosztuje 27,99 USD rocznie lub 2,79 USD miesięcznie.
TickTick można pobrać na systemy Windows, Mac, iOS i Android lub używać go w Internecie.
Niektóre inteligentne funkcje: pamiętaj o mleku
Pamiętaj o mleku
Pamiętaj, że mleko istnieje już od jakiegoś czasu i było jednym z pierwszych głównych narzędzi do zarządzania zadaniami. A dzięki ciągłym aktualizacjom jest to nadal jedna z najlepszych dostępnych aplikacji do zarządzania zadaniami.
Podobnie jak Todoist, Remember the Milk pozwala używać języka naturalnego w nazwach zadań, więc wystarczy wpisać „Odpowiedz jutro na wiadomość Jana, najwyższy priorytet” przed snem, a aplikacja ustawi zadanie na następny dzień za pomocą najwyższy poziom priorytetu. Masz tagi i podzadania widoczne w innych aplikacjach do organizacji, ale Remember the Milk posiada również zaawansowany system wyszukiwania, który pozwala szybko znajdować zadania na podstawie ich terminów, treści i podzadań.
Kolejną przydatną funkcją Pamiętaj, że mleko szczyci się „inteligentnymi listami”. Są to listy generowane automatycznie na podstawie określonych przez Ciebie kryteriów (takich jak zadania oznaczone jako o wysokim priorytecie). To z pewnością zaoszczędzi Ci trochę czasu i kłopotów.
Pamiętaj, że Mleko jest bezpłatne, ale będziesz tracić takie funkcje, jak podzadania, widżety i przypomnienia. Aby w pełni korzystać z funkcji Remember the Milk, będziesz potrzebować Remember the Milk Pro, która kosztuje 39,99 USD rocznie.
Możesz pobrać Remember the Milk na systemy Windows, Mac, iOS i Android lub skorzystać z wersji internetowej.
Zarządzanie oparte na kartach: Trello
Trello Inc.
Jeśli słyszałeś o Trello, prawdopodobnie z powodu jego funkcji skupionych na zespole. Trello to fantastyczne narzędzie do współpracy w zarządzaniu projektami, ale możesz nie być świadomy jego zalet również dla poszczególnych osób.
Trello działa inaczej niż większość aplikacji z tej listy. Zamiast skupiać się na standardowych listach, Trello wykorzystuje do zarządzania zadaniami projekt oparty na kartach. Masz wiele list składających się z kart, ale każda karta może zawierać listy kontrolne, notatki lub załączniki. Dzięki temu projektowi Trello wyróżnia się w umożliwianiu intuicyjnego planowania kolejnego ruchu. Istnieje również Trello Butler, czyli sztuczna inteligencja, dzięki której możesz podawać informacje, aby zautomatyzować niektóre zadania.
Trello jest darmowy, ale stracisz niektóre funkcje, takie jak niektóre narzędzia do automatyzacji (takie jak zaplanowane działania) i będziesz mieć ograniczenie do 10 MB załączników. Jeśli chcesz zwiększyć ten limit do 250 MB i uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi, które Trello ma do zaoferowania dla osób fizycznych (5 USD / miesiąc), dla użytkowników premium (10 USD / miesiąc) lub planu biznesowego dla użytkowników Enterprise (17,50 USD / użytkownik/miesiąc). Możesz zobaczyć pełne porównanie wszystkich planów na stronie Trello.
Możesz pobrać Trello na systemy Windows, Mac, iOS i Android lub używać go w Internecie.
Proste: Any.do
Dowolny.do
Aplikacje, o których wspomnieliśmy do tej pory, skupiają się na dogłębnych funkcjach. I chociaż te aplikacje są potężne, mogą być niepotrzebnie przytłaczające, jeśli Twoje potrzeby związane z zarządzaniem zadaniami są prostsze. Na szczęście niektóre aplikacje mają na celu uproszczenie rzeczy, a Any.do jest jednym z najlepszych pod tym względem.
Interfejs użytkownika aplikacji jest prosty i elegancki, a łączący to wszystko prosty system organizacji. Oczywiście nie masz tutaj tylu opcji, co aplikacje takie jak Todoist, ale Any.do wciąż wystarcza, aby z łatwością efektywnie zarządzać swoimi zadaniami i projektami. Zawiera podstawy, takie jak przypomnienia, terminy i podzadania, a także niektóre funkcje sporządzania notatek i załączników do plików. Możesz także wyświetlić wszystkie swoje zadania w widoku kalendarza zamiast normalnej struktury listy.
Any.do jest darmowy, ale jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, takich jak konfigurowalne motywy i nieograniczone przesyłanie plików, będziesz potrzebować Any.do Premium, która zaczyna się od 2,99 USD miesięcznie.
Możesz pobrać Any.do na Windows, Mac, iOS i Android lub użyć wersji internetowej.
Bezpłatne i proste: zadania Google
Google Tasks to kolejna aplikacja, która dąży do prostoty. Projekt zadań jest tak prosty, jak jego nazwa — skupia się na podstawach (terminy, podzadania i przypomnienia) i niewiele więcej. Oczywiście, jeśli szukasz czegoś prostego, to będzie dla Ciebie idealne.
Aplikacja Tasks jest zintegrowana z Gmailem i Kalendarzem Google, dzięki czemu możesz dodawać zadania bezpośrednio z Gmaila w odpowiedzi na e-maile, a wszystkie Twoje zadania będą również pojawiać się w Kalendarzu Google. Zadania są również mocno zintegrowane z domyślnymi przypomnieniami Androida, co oznacza, że jest to fantastyczna opcja również dla użytkowników Androida.
Podobnie jak wiele aplikacji Google, Lista zadań jest całkowicie bezpłatna — bez żadnych zobowiązań. Możesz pobrać Google Tasks na iOS i Androida lub po prostu użyć wersji internetowej wbudowanej w Gmaila za pomocą paska bocznego. (Niestety nie istnieją jeszcze żadne inne wersje na komputery stacjonarne).
]( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en_US )
Wszystko w jednym: pojęcie
Notion Labs Inc.
W przeciwieństwie do pozostałych aplikacji Notion to ogólna aplikacja zwiększająca produktywność, stworzona do przechowywania znacznie więcej niż tylko zadań. Możesz tworzyć listy, notatki, arkusze kalkulacyjne, bazy danych i wiele więcej dzięki dogłębnemu systemowi szablonów (który umożliwia korzystanie z szablonów stworzonych zarówno przez Notion, jak i innych użytkowników). Oczywiście dzięki tej swobodzie może działać jako fantastyczne narzędzie do zarządzania czołgami.
Na pustej stronie możesz dodać listy kontrolne, tabele, a nawet szablon oparty na kartach podobny do Trello. Oznacza to, że możesz skonfigurować strony tak, aby zachowywały się podobnie do list rzeczy do zrobienia. Do każdego wpisu na liście możesz dołączyć nową stronę, która może przechowywać dodatkowe informacje lub podzadania. Notion obsługuje nawet przypomnienia dla stron, więc nie tracisz też tej podstawowej funkcji.
Dzięki otwartemu projektowi Notion jest to również najbardziej konfigurowalna aplikacja tutaj. Możesz mieć karty, listy i notatki na tej samej stronie, a konstrukcja typu „przeciągnij i upuść” ułatwia ich zmianę pozycji. A jeśli chcesz zobaczyć ten system w akcji, nie szukaj dalej niż na stronie „Pomoc i wsparcie” Notion, która została w całości stworzona w systemie Notion.
Notion można pobrać za darmo i można z niego efektywnie korzystać za darmo dzięki zniesieniu przez Notion dotychczasowego limitu na stronach dla darmowych kont. Jednak nadal istnieją wersje płatne, z planem Notion Personal Pro (4 USD/miesiąc) zapewniającym nieograniczone przesyłanie plików i historię edycji stron (pozostałe plany są skierowane do zespołów i nie zapewniają dużej wartości dla osób).
Notion można pobrać na iOS, Android, Mac i Windows lub skorzystać z wersji internetowej.