8 eri alustojen välistä tehtävienhallintatyökalua pitääksesi projektisi kurissa
Appest Inc.
Kun sinulla on paljon tekemistä päivässä, se voi mennä ylivoimaiseksi nopeasti. Kaiken muistiin kirjoittaminen auttaa, mutta miksi käyttää paperia, kun voit hyödyntää täysimääräisesti tehtävänhallintatyökalua puhelimessa, tietokoneessa tai molemmissa. Näiden työkalujen avulla voit tarkastella kaikkea mitä tarvitset millä tahansa laitteella, ja ne tarjoavat paljon enemmän ominaisuuksia kuin kannettavasi. Ja koska näitä työkaluja on nykyään paljon, löydät varmasti sinulle täydellisen vaihtoehdon.
Päivitys, 2.3.22: Päivitetty hinnoittelu Todoistille, Trellolle ja Any.dolle.
Mitä etsiä tehtävienhallintatyökalusta
On muutamia asioita, jotka on otettava huomioon valittaessa itsellesi sopivaa tehtävienhallintatyökalua.
- Perusominaisuudet: Vaikka jokaisella sovelluksella on oma tapansa tehdä asioita, useimmat tehtävienhallintasovellukset keskittyvät jossain muodossa tehtäväluetteloihin. Ominaisuudet, kuten alitehtävät (tehtävien sisällä olevat tehtävät), eräpäivät ja muistutukset, laajentavat tehtäväluetteloiden hyödyllisyyttä huomattavasti. Jotkin sovellukset voivat kuitenkin tarjota muita tapoja tarkastella tehtäviäsi, kuten paneeleja, joissa on useita luetteloita tai kalentereita.
- Organisaatio: Organisaatio on pakollinen tehtävänhallintasovelluksissa. Se voi olla kansioita, tunnisteita tai jopa pelkkä perusteellinen hakujärjestelmä, mutta loppujen lopuksi tärkeintä on vain se, että löydät tarvitsemasi tiedot nopeasti.
- Monikäyttöjärjestelmä: Mitä hyötyä on tehtävienhallintasovelluksesta, jos kaikki on lukittu yhteen alustaan? Jos haluat vaihtaa puhelimen, kannettavan tietokoneen ja pöytätietokoneen välillä, käyttämäsi sovelluksen tulisi sallia se. Ja kaikki tässä luettelossa olevat ovat, kaikki ohjelmat ovat saatavilla iOS- ja Android-käyttöjärjestelmissä sekä verkkoversiot työpöytäkäyttäjille (monilla on myös asianmukaiset työpöytäohjelmat Macille ja Windowsille).
- Pilvisynkronointi: Kun asennat ohjelman useille laitteille, haluat olla varma, että tietosi synkronoidaan automaattisesti niiden kaikkien välillä. Ja kaikki tämän luettelon työkalut tekevät juuri niin.
- Hinnoittelu: Kaikki tämän luettelon sovellukset ovat ladattavissa ilmaiseksi, mutta useimmat niistä lukitsevat tietyt ominaisuudet maksumuurin takana. Tämä tehdään yleensä tilauksen kautta, joka veloitetaan kuukausittain tai vuosittain.
Paras useimmille ihmisille: Microsoft To Do
Microsoft
Microsoft To Do on täydellinen sovellus tehtävienhallinnan aloittamiseen, koska se on täysin ilmainen. To Do on loistava esimerkki tavallisten tehtäväluetteloiden ottamisesta ja niiden lisäämisestä hyödyllisempään alitehtävien (jotka kutsutaan tässä), määräpäivien ja muistutusten avulla. Voit järjestää luettelot ryhmiin tai käyttää hakupalkkia Ryhmittelyjärjestelmä on erityisen hyödyllinen, jos haluat esimerkiksi erottaa työ- ja henkilökohtaiset luettelosi omiin luokkiinsa.
To Do tarjoaa myös joitain toimintoja Microsoft Outlookin kanssa. Voit helposti lisätä vastaanotetut sähköpostit tehtäviksi ja sisällyttää ne luetteloihisi.
Microsoft To Do on saatavana Androidille ja iOS :lle verkkoversion ohella .
Parannetut tehtävälistat: Todoist
Doist
Todoist toimii samanlaisella tehtävälistajärjestelmällä kuin Microsoft To Do, paitsi että se keskittyy enemmän luetteloiden jakamiseen (mikä mahdollistaa useiden luetteloiden muodostamisen yhdessä). Voit lisätä nopeasti uusia tehtäviä napin painalluksella, ja Todoist käyttää luonnollista kieltä täyttääkseen osan tiedoista puolestasi. Jos esimerkiksi annat tehtävällesi nimen "lähetä sähköposti pankille joka kuukauden toinen tiistai", Todoist asettaa tehtävän automaattisesti joka toiseksi tiistaiksi asetuksissa ilman, että sinun tarvitsee asettaa päivämääriä itse.
Se on vain yksi Todoistin tarjoamista ominaisuuksista virtaviivaistaakseen tehokkaan työkalusarjansa. Voit myös järjestää tehtäväsi kansioiden ja tarrojen avulla ja asettaa prioriteettitasoja, jotta tiedät, mihin keskittyä ensin. Todoist tarjoaa myös joitain yksinkertaisia yhteistyötyökaluja, joissa voit määrittää tehtäviä ja keskustella niistä muiden tiimin jäsenten kanssa sovelluksessa.
Todoist luo raportteja työsuorituksistasi "Karma"-järjestelmänsä kautta. Pohjimmiltaan tämä vain pitää kirjaa siitä, kuinka monta tehtävää olet suorittanut ja kuinka kauan ne vievät, mikä voi olla hyödyllistä nähdäksesi kuinka paljon aikaa tietyt projektit vaativat.
Todoist on ilmainen käyttää, mutta voit rajata 80 projektiin ja jää paitsi joistakin organisaation ominaisuuksista, kuten tarroista. Täyden Todoist-kokemuksen saamiseksi tarvitset Premium-version, joka maksaa 3 dollaria kuukaudessa. Tämä laajentaa projektin rajan 300:aan ja täyttää muut Todoistin ominaisuudet. Mukana on myös liiketoimintasuunnitelma, joka maksaa 5 dollaria kuukaudessa ja nostaa projektisi rajan 500:aan. Se lisää myös joitain tiimikeskeisempiä ominaisuuksia (kuten ihmisten määrittäminen järjestelmänvalvojan rooleiksi).
Voit ladata Todoistin Windowsille, Macille, iOS :lle ja Androidille tai käyttää sitä verkosta.
Yksinkertainen organisaatio: TickTick
Appest Inc.
TickTick on toinen tehokas tehtäviin keskittyvä sovellus, joka sisältää alitehtäviä ja muistutuksia, kuten Todoist ja To do. Mutta TickTick onnistuu erottumaan yksinkertaisen organisaatiojärjestelmänsä ansiosta. Voit silti luoda alatehtäviä, merkitä kohteita ja priorisoida tehtäviä kuten Todoistissa, mutta sovellus käyttää helposti ymmärrettävää kansiojärjestelmää laajempaan organisaatioon.
Sen lisäksi TickTick sisältää myös joitain muita pieniä ominaisuuksia, jotka voivat olla hyödyllisiä. Yksi esimerkki on "Ärsyttävä hälytys" – muistutus, joka ponnahtaa esiin useita kertoja varmistaakseen, että suoritat tehtävän.
TickTick on ilmainen käyttää, mutta jos haluat kehittyneen sisäänrakennetun kalenterin, 10 teemaa, joista valita, ja edistyneitä raportointitietoja (kuinka monta tehtävää olet suorittanut jne.), tarvitset TickTick Premiumin, joka maksaa 27,99 dollaria vuodessa. tai 2,79 dollaria kuukaudessa.
Voit ladata TickTickin Windowsille, Macille, iOS :lle ja Androidille tai käyttää sitä verkossa.
Joitakin älykkäitä ominaisuuksia: Muista maito
Muista Maito
Muista, että Milk on ollut olemassa jo jonkin aikaa, ja se oli yksi ensimmäisistä tärkeimmistä tehtävänhallintatyökaluista. Jatkuvien päivitysten ansiosta tämä on edelleen yksi parhaista tehtävienhallintasovelluksista.
Kuten Todoist, Remember the Milk antaa sinun käyttää luonnollista kieltä tehtävien nimissä, joten voit kirjoittaa "Vastaa Johnin viestiin huomenna, tärkein prioriteetti" ennen nukkumaanmenoa, jolloin sovellus asettaa tehtävän seuraavalle päivälle korkein prioriteettitaso. Sinulla on tunnisteet ja alitehtävät, jotka näkyvät muissa organisaation sovelluksissa, mutta Remember the Milk sisältää myös edistyneen hakujärjestelmän, jonka avulla voit nopeasti löytää tehtäviä niiden eräpäivien, sisällön ja alitehtävien perusteella.
Toinen hyödyllinen ominaisuus Muista, että Milk ylpeilee "älykkäillä listoilla". Nämä ovat automaattisesti luotuja luetteloita, jotka perustuvat tiettyihin määrittämiisi kriteereihin (kuten korkean prioriteetin tehtäviin). Nämä säästävät varmasti aikaa ja vaivaa.
Muista, että Milkin käyttö on ilmaista, mutta menetät ominaisuuksista, kuten alitehtävistä, widgeteistä ja muistutuksista. Täydellisen Remember the Milk -kokemuksen saamiseksi tarvitset Remember the Milk Pron, joka maksaa 39,99 dollaria vuodessa.
Voit ladata Remember the Milkin Windowsille, Macille, iOS :lle ja Androidille tai käyttää verkkoversiota.
Korttipohjainen hallinta: Trello
Trello Inc.
Jos olet kuullut Trellosta, se johtuu todennäköisesti sen tiimikeskeisistä ominaisuuksista. Trello on loistava yhteistyötyökalu projektinhallintaan, mutta et ehkä ole tietoinen siitä, että se hyödyttää myös yksilöitä.
Trello toimii eri tavalla kuin useimmat tämän luettelon sovellukset. Sen sijaan, että keskittyisi vakioluetteloihin, Trello käyttää korttipohjaista suunnittelua tehtävien hallintaan. Sinulla on useita korteista koostuvia listoja, mutta jokaisessa kortissa voi olla tarkistuslistoja, muistiinpanoja tai liitteitä. Tämän suunnittelun ansiosta Trello on erinomainen siinä, että voit suunnitella seuraavan siirtosi intuitiivisella tavalla. Siellä on myös Trello Butler, joka on tekoäly, jolla voit syöttää tietoja tiettyjen tehtävien automatisoimiseksi.
Trellon käyttö on ilmaista, mutta voit jäädä paitsi joistakin ominaisuuksista, kuten tietyistä automaatiotyökaluista (kuten ajoitetuista toiminnoista), ja voit käyttää vain 10 Mt:n liitetiedostoja. Jos haluat nostaa rajan 250 megatavuun ja saada pääsyn kaikkiin työkaluihin, joita Trellolla on tarjota yksityishenkilöille (5 dollaria/kk), premium-käyttäjille (10 dollaria/kk) tai liiketoimintasuunnitelmaan yrityskäyttäjille (17,50 dollaria/ käyttäjä/kuukausi). Näet täydellisen vertailun kaikista suunnitelmista Trellon sivustolla.
Voit ladata Trellon Windowsille, Macille, iOS :lle ja Androidille tai käyttää sitä verkossa.
Suoraviivaista: Any.do
Any.do
Toistaiseksi mainitsemamme sovellukset keskittyvät perusteellisiin ominaisuuksiin. Ja vaikka nämä sovellukset ovat tehokkaita, ne voivat olla tarpeettoman ylivoimaisia, jos tehtävienhallintatarpeesi ovat yksinkertaisempia. Onneksi jotkut sovellukset pyrkivät yksinkertaistamaan asioita, ja Any.do on yksi parhaista tässä suhteessa.
Sovelluksen käyttöliittymä on suoraviivainen ja tyylikäs, ja yksinkertainen organisaatiojärjestelmä yhdistää kaiken. Luonnollisesti sinulla ei ole täällä yhtä paljon vaihtoehtoja kuin Todoistin kaltaisilla sovelluksilla, mutta Any.do riittää silti hallitsemaan tehtäviäsi ja projektejasi helposti. Siinä on perusasiat, kuten muistutukset, eräpäivät ja osatehtävät, sekä joitakin muistiinpano- ja liitetoimintoja. Voit myös tarkastella kaikkia tehtäviäsi kalenterinäkymässä normaalin luettelorakenteen sijaan.
Any.do on ilmainen käyttää, mutta jos haluat lisäominaisuuksia, kuten muokattavia teemoja ja rajoittamattomia tiedostolatauksia, tarvitset Any.do Premiumin, joka alkaa 2,99 dollarista kuukaudessa.
Voit ladata Any.do:n Windowsille, Macille, iOS :lle ja Androidille tai käyttää verkkoversiota.
Ilmainen ja yksinkertainen: Google Tasks
Google Tasks on toinen sovellus, joka pyrkii yksinkertaisuuteen. Tasksin suunnittelu on yhtä yksinkertaista kuin sen nimikin – se keskittyy perusasioihin (eräpäivät, alitehtävät ja muistutukset) eikä paljon muuhun. Tietysti, jos etsit jotain yksinkertaista, se on täydellinen sinulle.
Tehtävät on integroitu Gmailiin ja Google-kalenteriin, joten voit lisätä tehtäviä suoraan Gmailista vastauksena sähköposteihin, ja kaikki tehtäväsi tulevat näkyviin myös Google-kalenteriin. Tasks on myös vahvasti integroitu Android-oletusmuistutuksiin, mikä tarkoittaa, että se on loistava vaihtoehto myös Android-käyttäjille.
Ja kuten monet Googlen sovellukset, Tasks on täysin ilmainen – ilman ehtoja. Voit ladata Google Tasksin iOS- ja Android -laitteisiin tai käyttää vain Gmailiin sisäänrakennettua verkkoversiota sivupalkin kautta. (Valitettavasti muita työpöytäversioita ei ole vielä olemassa.)
]( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=fi )
All-in-One: käsite
Notion Labs Inc.
Toisin kuin muut täällä olevat sovellukset, Notion on yleinen tuottavuussovellus, joka on suunniteltu sisältämään paljon muutakin kuin vain tehtäviä. Voit luoda luetteloita, muistiinpanoja, laskentataulukoita, tietokantoja ja paljon muuta sen perusteellisella mallijärjestelmällä (jonka avulla voit käyttää sekä Notionin että muiden käyttäjien tekemiä malleja). Tietysti tämän vapauden ansiosta se voi toimia loistavana tankinhallintatyökaluna.
Tyhjälle sivulle voit lisätä tarkistuslistoja, taulukoita ja jopa Trellon kaltaisen korttipohjaisen mallin. Tämä tarkoittaa, että voit määrittää sivut toimimaan samalla tavalla kuin tehtäväluettelot. Voit liittää jokaiseen luettelon merkintään uuden sivun, jolle voidaan tallentaa lisätietoja tai alitehtäviä. Notion tukee jopa sivujen muistutuksia, joten et jää paitsi tästäkään perusominaisuudesta.
Notionin avoimen suunnittelun ansiosta se on myös mukautetuin sovellus täällä. Kortit, luettelot ja muistiinpanot voivat olla kaikki samalla sivulla, ja vedä ja pudota -suunnittelun ansiosta ne on helppo sijoittaa uudelleen. Ja jos haluat nähdä tämän järjestelmän toiminnassa, katso Notionin Help & Support -sivua, joka luotiin kokonaan Notion-järjestelmän sisällä.
Notion on ladattavissa ilmaiseksi ja sitä voidaan käyttää tehokkaasti ilmaiseksi, koska Notion poistaa entisen rajan ilmaisten tilien sivuilta. Maksullisia versioita on kuitenkin edelleen olemassa, ja Notion Personal Pro -suunnitelma (4 dollaria/kk) antaa sinulle rajoittamattoman määrän tiedostolatauksia ja sivujen muokkaushistorian (muut suunnitelmat on suunnattu ryhmille, eivätkä ne tarjoa paljon lisäarvoa yksittäisille henkilöille).
Voit ladata Notionin iOS :lle, Androidille, Macille ja Windowsille tai käyttää verkkoversiota.