8 кросплатформних інструментів керування завданнями, щоб контролювати свої проекти
Appest Inc.
Коли у вас є багато справ за день, це може швидко стати непосильним. Записування всього допомагає, але навіщо використовувати папір, якщо ви можете повною мірою використовувати інструмент керування завданнями на своєму телефоні, комп’ютері чи обох. Ці інструменти дозволяють переглядати все, що вам потрібно зробити, на будь-якому пристрої та надають набагато більше функцій, ніж ваш ноутбук. І оскільки сьогодні існує багато цих інструментів, напевно знайдуться ідеальні засоби для вас.
Оновлення, 02.03.22: Оновлені ціни на Todoist, Trello та Any.do.
Що шукати в інструменті керування завданнями
Є кілька речей, які слід враховувати, вибираючи правильний інструмент керування завданнями для вас.
- Основні функції: хоча кожна програма має свій власний спосіб виконання завдань, більшість програм керування завданнями зосереджені на списках справ у тій чи іншій формі. Такі функції, як підзавдання (завдання всередині завдань), терміни виконання та нагадування значно розширюють корисність списків справ. Проте деякі програми можуть запропонувати інші способи перегляду ваших завдань, наприклад панелі з кількома списками або календарі.
- Організація. Організація є обов’язковою в програмах керування завданнями. Це можуть бути папки, теги або навіть просто система поглибленого пошуку, але зрештою важливо лише те, що ви зможете швидко знайти потрібні дані.
- Міжплатформенність: яка користь від використання програми керування завданнями, якщо все заблоковано на одній платформі? Якщо ви хочете перемикатися між роботою на телефоні, ноутбуці та настільному комп’ютері, програма, яку ви використовуєте, має дозволяти це. І всі в цьому списку є, причому кожна програма доступна на iOS і Android, а також веб-версії для користувачів настільних комп’ютерів (багато з них також мають відповідні програми для настільних комп’ютерів для Mac і Windows).
- Хмарна синхронізація: як тільки ви встановите програму на кількох пристроях, ви хочете бути впевненими, що ваші дані автоматично синхронізуються між усіма ними. І всі інструменти в цьому списку роблять саме це.
- Ціни: усі програми з цього списку можна безкоштовно завантажити, але більшість із них блокують певні функції за платними екранами. Зазвичай це робиться за допомогою підписки, яка стягується щомісячно або щорічно.
Найкраще для більшості людей: Microsoft To Do
Microsoft
Microsoft To Do — ідеальна програма для початку роботи з керуванням завданнями, оскільки вона абсолютно безкоштовна. Справи є яскравим прикладом створення стандартних списків справ і додавання до них додаткових корисних завдань за допомогою підзадач (які тут називаються «кроками»), термінів виконання та нагадувань. Ви можете організувати списки в групи або використовувати рядок пошуку, щоб знаходити конкретні завдання. Система групування особливо корисна, якщо ви хочете розділити свої робочі та особисті списки на окремі категорії.
To Do також пропонує деякі функції з Microsoft Outlook. Ви можете легко додавати отримані електронні листи як завдання та включати їх у свої списки.
Microsoft To Do доступна для Android та iOS разом із веб-версією.
Розширені списки справ: Todoist
Doist
Todoist працює за такою ж системою списків справ, як і Microsoft To Do, за винятком того, що вона зосереджена на розділенні списків (що дозволяє вам мати кілька списків в одному). Ви можете швидко додавати нові завдання одним натисканням кнопки, а Todoist використовує природну мову, щоб заповнити деякі дані. Наприклад, якщо ви назвете своє завдання так, як «надсилати банку електронний лист кожного другого вівторка місяця», Todoist автоматично встановить це завдання на кожен другий вівторок у налаштуваннях без необхідності встановлювати дати самостійно.
Це лише одна з функцій, які пропонує Todoist для оптимізації свого потужного набору інструментів. Ви також можете організувати свої завдання за допомогою папок і міток, а також встановити рівні пріоритету, щоб знати, на чому зосередитися в першу чергу. Todoist також пропонує кілька простих інструментів для спільної роботи, за допомогою яких ви можете призначати й обговорювати завдання з іншими членами команди в програмі.
Todoist створює звіти про результати вашої роботи через свою систему «Карма». По суті, це просто відстежує, скільки завдань ви виконуєте та скільки часу вони займають, що може бути корисно для того, щоб побачити, скільки часу потребують певні проекти.
Todoist безкоштовний у використанні, але ви будете обмежені до 80 проектів і пропустите деякі функції організації, як-от етикетки. Щоб отримати повний досвід Todoist, вам потрібна версія Premium, яка коштує 3 долари США на місяць. Це розширює ліміт проекту до 300 і заповнює решту функцій Todoist. Існує також бізнес-план, який коштує 5 доларів США на місяць і збільшує ліміт вашого проекту до 500. Він також додає деякі функції, орієнтовані на команду (наприклад, призначення людей ролями адміністратора).
Ви можете завантажити Todoist на Windows, Mac, iOS та Android або отримати доступ до нього в Інтернеті.
Проста організація: TickTick
Appest Inc.
TickTick — ще одна потужна програма, орієнтована на справи, яка містить підзавдання та нагадування, як-от Todoist і To do. Але TickTick вдається виділитися завдяки своїй простій системі організації. Ви все ще можете створювати підзавдання, позначати елементи та розставляти пріоритети завдань, як у Todoist, але програма використовує просту для розуміння систему папок для ширшої організації.
Крім цього, TickTick також має деякі інші незначні функції, які можуть бути корисними. Одним із прикладів є «Набридливе сповіщення» — нагадування, яке з’являється кілька разів, щоб переконатися, що ви виконали завдання.
TickTick безкоштовний у використанні, але якщо ви хочете мати розширений вбудований календар, 10 тем на вибір і розширені дані звітів (скільки завдань ви виконуєте тощо), то вам знадобиться TickTick Premium, який коштує 27,99 доларів США на рік. або $2,79 на місяць.
Ви можете завантажити TickTick на Windows, Mac, iOS та Android або використовувати його в Інтернеті.
Деякі розумні функції: Пам’ятайте про молоко
Згадайте про молоко
Пам’ятайте, що Milk існує вже деякий час і був одним із перших основних інструментів керування завданнями. І завдяки постійним оновленням, це все ще одна з найкращих програм для керування завданнями.
Подібно до Todoist, Remember the Milk дозволяє використовувати природну мову в назвах завдань, тож ви можете просто ввести «Відповісти на повідомлення Джона завтра, першочерговий» перед сном, і програма поставить завдання на наступний день за допомогою найвищий рівень пріоритету. У вас є теги та підзавдання, які можна побачити в інших програмах для організації, але Remember the Milk також має розширену систему пошуку, яка дозволяє швидко знаходити завдання на основі термінів виконання, вмісту та підзадач.
Ще одна корисна функція Пам’ятайте, що Milk може похвалитися — це «Розумні списки». Це автоматично створені списки на основі певних критеріїв, які ви визначаєте (наприклад, завдання, позначені як пріоритетні). Це напевно заощадить вам час і клопоти.
Пам’ятайте, що Milk можна використовувати безкоштовно, але ви втратите такі функції, як підзавдання, віджети та нагадування. Щоб отримати повний досвід Remember the Milk, вам знадобиться Remember the Milk Pro, який коштує 39,99 доларів на рік.
Ви можете завантажити Remember the Milk на Windows, Mac, iOS та Android або скористатися веб-версією.
Керування на основі карток: Trello
Trello Inc.
Якщо ви чули про Trello, то, швидше за все, це пов’язано з його командними функціями. Trello — це фантастичний інструмент для спільної роботи для управління проектами, але те, про що ви, можливо, не знаєте, так це його переваги для окремих людей.
Trello працює інакше, ніж більшість програм у цьому списку. Замість того, щоб зосередитися на стандартних списках, Trello використовує дизайн на основі карток для керування завданнями. У вас є кілька списків, які складаються з карток, але кожна картка може мати контрольні списки, примітки або вкладення. Завдяки такому дизайну Trello дозволяє вам інтуїтивно спланувати свій наступний крок. Існує також Trello Butler, який є штучним інтелектом, яким можна подавати інформацію для автоматизації певних завдань.
Trello безкоштовний у використанні, але ви упустите деякі функції, як-от певні інструменти автоматизації (наприклад, заплановані дії), і будете обмежені до 10 МБ вкладених файлів. Якщо ви хочете збільшити цей ліміт до 250 МБ і отримати доступ до всіх інструментів, які Trello може запропонувати для фізичних осіб (5 доларів США на місяць), для преміум-користувачів (10 доларів США на місяць) або бізнес-плану для корпоративних користувачів (17,50 доларів США/ користувач/місяць). Повне порівняння всіх планів можна побачити на сайті Trello.
Ви можете завантажити Trello на Windows, Mac, iOS та Android або використовувати його в Інтернеті.
Просто: Any.do
Any.do
Додатки, які ми вже згадували, зосереджені на наявності поглиблених функцій. І хоча ці програми є потужними, вони можуть бути невиправданими, якщо ваші потреби в управлінні завданнями простіші. На щастя, деякі програми прагнуть спростити речі, і Any.do є одним із найкращих у цьому відношенні.
Інтерфейс програми простий і елегантний, з простою системою організації, що пов’язує все це разом. Звичайно, тут у вас не так багато опцій, як у таких додатках, як Todoist, але Any.do все одно достатньо, щоб ефективно керувати своїми завданнями та проектами з легкістю. Він містить основні принципи, такі як нагадування, терміни виконання та підзавдання, а також деякі функції створення нотаток і вкладення файлів. Ви також можете переглядати всі свої завдання у вигляді календаря замість звичайної структури списку.
Any.do безкоштовний у використанні, але якщо вам потрібні додаткові функції, такі як настроювані теми та необмежене завантаження файлів, вам знадобиться Any.do Premium, вартість якого починається від 2,99 доларів США на місяць.
Ви можете завантажити Any.do на Windows, Mac, iOS та Android або скористатися веб-версією.
Безкоштовно та просто: Google Tasks
Google Tasks – це ще одна програма, яка прагне до простоти. Дизайн завдань такий же простий, як і його назва — він зосереджений на основних (термін виконання, підзавдання та нагадування) і не багато іншого. Звичайно, якщо ви шукаєте щось просте, то це ідеально підійде для вас.
Завдання інтегровано з Gmail і Календарем Google, тому ви можете додавати завдання безпосередньо з Gmail у відповідь на електронні листи, і всі ваші завдання також з’являтимуться в Календарі Google. Завдання також сильно інтегровані з нагадуваннями Android за замовчуванням, що означає, що це фантастичний варіант і для користувачів Android.
І, як і багато інших програм Google, Tasks є абсолютно безкоштовними – без жодних умов. Ви можете завантажити Google Tasks на iOS та Android або просто використати веб-версію, вбудовану в Gmail, за допомогою бічної панелі. (На жаль, інших настільних версій поки що не існує.)
]( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en_US )
Все-в-одному: поняття
Notion Labs Inc.
На відміну від інших програм, Notion — це загальна програма для продуктивності, створена для виконання набагато більше, ніж просто завдань. Ви можете створювати списки, нотатки, електронні таблиці, бази даних та багато іншого за допомогою його поглибленої системи шаблонів (яка дозволяє використовувати шаблони, створені як Notion, так і іншими користувачами). Звичайно, завдяки цій свободі він може працювати як фантастичний інструмент управління танком.
На порожню сторінку ви можете додати контрольні списки, таблиці і навіть шаблон на основі карток, подібний до Trello. Це означає, що ви можете налаштувати сторінки так, щоб вони діяли так само, як і списки справ. До кожного запису в списку можна додати нову сторінку, на якій можна зберігати додаткову інформацію або підзавдання. Notion навіть підтримує нагадування для сторінок, тому ви також не втратите цю основну функцію.
Завдяки відкритому дизайну Notion це також найбільш налаштований додаток. Ви можете розмістити картки, списки та нотатки на одній сторінці, а дизайн перетягування спрощує їхнє розташування. І якщо ви хочете побачити цю систему в дії, дивіться не далі, ніж сторінку Notion «Довідка та підтримка», яка повністю створена в системі Notion.
Notion можна безкоштовно завантажити та ефективно використовувати безкоштовно завдяки тому, що Notion знімає попередні обмеження на сторінках для безкоштовних облікових записів. Проте все ще існують платні версії з тарифним планом Notion Personal Pro (4 долари США на місяць), який надає вам необмежену кількість завантажень файлів та історію редагування сторінок (інші плани розраховані на команди та не мають великої цінності для окремих осіб).
Ви можете завантажити Notion на iOS, Android, Mac і Windows або скористатися веб-версією.