8 ferramentas de gerenciamento de tarefas multiplataforma para manter seus projetos sob controle
Appest Inc
Quando você tem muito o que fazer em um dia, pode ficar sobrecarregado rapidamente. Escrever tudo ajuda, mas por que usar papel quando você pode fazer uso total de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas em seu telefone, computador ou ambos. Essas ferramentas permitem visualizar tudo o que você precisa fazer em qualquer dispositivo e oferecem muito mais recursos do que o seu notebook. E com quantas dessas ferramentas existem hoje, com certeza haverá por aí que é perfeita para você.
Atualização, 02/03/22: Preços atualizados para Todoist, Trello e Any.do.
O que procurar em uma ferramenta de gerenciamento de tarefas
Há algumas coisas a serem consideradas ao escolher a ferramenta de gerenciamento de tarefas certa para você.
- Recursos básicos: Embora cada aplicativo tenha sua própria maneira de fazer as coisas, a maioria dos aplicativos de gerenciamento de tarefas se concentra em listas de tarefas de alguma forma. Recursos como subtarefas (tarefas dentro de tarefas), datas de vencimento e lembretes expandem bastante a utilidade das listas de tarefas. Ainda assim, alguns aplicativos podem oferecer outras formas de visualizar suas tarefas, como painéis com várias listas ou calendários.
- Organização: a organização é essencial em aplicativos de gerenciamento de tarefas. Podem ser pastas, tags ou até mesmo um sistema de busca em profundidade, mas no final das contas, tudo o que importa é que você possa encontrar os dados de que precisa rapidamente.
- Multiplataforma: Qual é a utilidade de usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas se tudo estiver bloqueado em uma plataforma? Se você quiser alternar entre trabalhar em seu telefone, laptop e desktop, o aplicativo que você usa deve permitir isso. E todos os desta lista fazem, com todos os programas disponíveis no iOS e Android, juntamente com versões da web para usuários de desktop (muitos também têm programas de desktop adequados para Mac e Windows também).
- Sincronização na nuvem: Depois de instalar o programa em vários dispositivos, você quer ter certeza de que seus dados serão sincronizados automaticamente entre todos eles. E todas as ferramentas nesta lista fazem exatamente isso.
- Preço: Todos os aplicativos nesta lista são gratuitos para download, mas a maioria deles bloqueia certos recursos por trás de paywalls. Isso geralmente é feito por meio de uma assinatura, cobrada mensalmente ou anualmente.
Melhor para a maioria das pessoas: Microsoft para fazer
Microsoft
O Microsoft To Do é o aplicativo perfeito para começar a gerenciar tarefas porque é totalmente gratuito. Tarefas é o principal exemplo de pegar listas de tarefas padrão e adicionar mais utilidade a elas com subtarefas (chamadas de "Passos" aqui), datas de entrega e lembretes. Você pode organizar listas em grupos ou usar a barra de pesquisa para encontre tarefas específicas.O sistema de agrupamento é particularmente útil se você quiser fazer coisas como separar seu trabalho e listas pessoais em suas próprias categorias.
O To Do também oferece algumas funcionalidades com o Microsoft Outlook. Você pode facilmente adicionar e-mails recebidos como tarefas e incorporá-los em suas listas.
O Microsoft To Do está disponível para Android e iOS, juntamente com uma versão web.
Listas de tarefas aprimoradas: Todoist
Doist
Todoist funciona com um sistema de lista de tarefas semelhante ao Microsoft To Do, exceto que tem um foco maior em seccionar listas (o que permite que você tenha várias listas em uma). Você pode adicionar novas tarefas rapidamente com o apertar de um botão, e o Todoist usa linguagem natural para preencher alguns dos dados para você. Por exemplo, se você nomear sua tarefa como “enviar e-mail para o banco toda segunda terça-feira do mês", o Todoist definirá automaticamente essa tarefa para cada segunda terça-feira nas configurações sem que você mesmo precise definir as datas.
Esse é apenas um dos recursos que Todoist oferece para otimizar seu poderoso conjunto de ferramentas. Você também pode organizar suas tarefas com pastas e rótulos e definir níveis de prioridade para saber no que focar primeiro. O Todoist também oferece algumas ferramentas de colaboração simples, onde você pode atribuir e discutir tarefas com outros membros da equipe no aplicativo.
Todoist cria relatórios sobre seu desempenho no trabalho através de seu sistema “Karma”. Basicamente, isso apenas acompanha quantas tarefas você conclui e quanto tempo elas levam, o que pode ser útil para ver quanto tempo determinados projetos exigem.
Todoist é gratuito, mas você estará limitado a 80 projetos e perderá alguns recursos da organização, como etiquetas. Para a experiência completa do Todoist, você vai querer a versão Premium, que custa US$ 3 por mês. Isso expande o limite do projeto para 300 e preenche o restante dos recursos do Todoist. Há também o plano de negócios, que custa US$ 5 por mês e aumenta o limite do seu projeto para 500. Ele também adiciona alguns recursos mais focados em equipe (como atribuir pessoas como funções de administrador).
Você pode baixar Todoist no Windows, Mac, iOS e Android, ou acessá-lo na web.
Organização Simples: TickTick
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TickTick é outro poderoso aplicativo focado em tarefas, com subtarefas e lembretes como Todoist e To do. Mas a TickTick consegue diferenciar-se graças ao seu sistema de organização simples. Você ainda pode criar subtarefas, marcar itens e priorizar tarefas como no Todoist, mas o aplicativo usa um sistema de pastas fácil de entender para uma organização mais ampla.
Além disso, o TickTick também apresenta alguns outros recursos menores que podem ser úteis para se ter por perto. Um exemplo é o “Alerta irritante” – um lembrete que aparece várias vezes para garantir que você conclua a tarefa.
O TickTick é gratuito, mas se você deseja um calendário integrado avançado, 10 temas para escolher e dados de relatórios avançados (quantas tarefas você conclui, etc.), você desejará o TickTick Premium, que custa US $ 27,99 por ano ou $ 2,79 por mês.
Você pode baixar o TickTick no Windows, Mac, iOS e Android, ou usá-lo na web.
Alguns recursos inteligentes: Lembre-se do leite
Lembre-se do leite
Lembre-se de que o Milk já existe há algum tempo e foi uma das primeiras grandes ferramentas de gerenciamento de tarefas disponíveis. E graças às constantes atualizações, este ainda é um dos melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas do mercado.
Semelhante ao Todoist, Remember the Milk permite que você use linguagem natural em seus nomes de tarefas, então você pode simplesmente digitar “Responde à mensagem de John amanhã, prioridade máxima” antes de dormir, e o aplicativo definirá uma tarefa para o dia seguinte com o nível de prioridade mais alto. Você tem as tags e subtarefas vistas em outros aplicativos para organização, mas o Remember the Milk também possui um sistema de pesquisa avançado que permite encontrar tarefas rapidamente com base em suas datas de vencimento, conteúdos e subtarefas.
Outro recurso útil Lembre-se de que o Milk possui são “Listas inteligentes”. Essas são listas geradas automaticamente com base em determinados critérios que você determina (como tarefas marcadas como de alta prioridade). Estes são a certeza de poupar algum tempo e aborrecimento.
Lembre-se de que o Milk é gratuito, mas você perderá recursos como subtarefas, widgets e lembretes. Para a experiência completa do Remember the Milk, você vai querer o Remember the Milk Pro, que custa US$ 39,99 por ano.
Você pode baixar Remember the Milk no Windows, Mac, iOS e Android, ou usar a versão web.
Gerenciamento baseado em cartão: Trello
Trello Inc.
Se você já ouviu falar do Trello, provavelmente é por causa de seus recursos focados em equipe. O Trello é uma ferramenta colaborativa fantástica para gerenciamento de projetos, mas o que você pode não saber são seus méritos também para indivíduos.
O Trello funciona de maneira diferente da maioria dos aplicativos desta lista. Em vez de se concentrar em listas padrão, o Trello usa um design baseado em cartão para gerenciamento de tarefas. Você tem várias listas compostas de cartões, mas cada cartão pode ter listas de verificação, notas ou anexos. Por causa desse design, o Trello se destaca por permitir que você planeje seu próximo passo de maneira intuitiva. Há também o Trello Butler, que é uma IA que você pode fornecer informações para automatizar determinadas tarefas.
O Trello é gratuito, mas você perderá alguns recursos, como certas ferramentas de automação (como ações agendadas), e ficará limitado a anexos de arquivo de 10 MB. Se você quiser aumentar esse limite para 250 MB e obter acesso a todas as ferramentas que o Trello tem a oferecer para indivíduos (US$ 5/mês), para usuários premium (US$ 10/mês) ou o plano de negócios para usuários corporativos (US$ 17,50/mês), usuário/mês). Você pode ver uma comparação completa de todos os planos no site do Trello.
Você pode baixar o Trello no Windows, Mac, iOS e Android, ou usá-lo na web.
Simples: Any.do
Qualquer.do
Os aplicativos que mencionamos até agora se concentram em ter recursos aprofundados. E, embora esses aplicativos sejam poderosos, eles podem ser desnecessariamente sobrecarregados se suas necessidades de gerenciamento de tarefas forem mais simples. Felizmente, alguns aplicativos visam simplificar as coisas, e o Any.do é um dos melhores nesse sentido.
A interface do usuário do aplicativo é simples e elegante, com um sistema de organização simples unindo tudo. Naturalmente, você não tem tantas opções aqui quanto aplicativos como Todoist, mas Any.do ainda é suficiente para gerenciar suas tarefas e projetos com facilidade. Ele apresenta o básico, como lembretes, datas de vencimento e subtarefas, além de algumas funcionalidades de anotações e anexos de arquivos. Você também pode visualizar todas as suas tarefas em uma visualização de calendário em vez da estrutura de lista normal.
Any.do é gratuito para usar, mas se você quiser recursos adicionais, como temas personalizáveis e uploads de arquivos ilimitados, você desejará o Any.do Premium, que começa em $ 2,99 por mês.
Você pode baixar o Any.do no Windows, Mac, iOS e Android, ou usar a versão web.
Gratuito e simples: Google Tarefas
O Google Tasks é outro aplicativo que busca a simplicidade. O design das tarefas é tão simples quanto seu nome – ele se concentra no básico (datas de vencimento, subtarefas e lembretes) e não muito mais. Claro, se você está procurando algo simples, então isso será perfeito para você.
O Tarefas é integrado ao Gmail e ao Google Agenda, para que você possa adicionar tarefas diretamente do Gmail em resposta a e-mails, e todas as suas tarefas também serão exibidas no Google Agenda. O Tasks também está fortemente integrado aos lembretes padrão do Android, o que significa que também é uma opção fantástica para usuários do Android.
E, como muitos dos aplicativos do Google, o Tarefas é totalmente gratuito, sem compromisso. Você pode fazer o download do Google Tasks no iOS e no Android ou apenas usar a versão da Web integrada ao Gmail por meio da barra lateral. (Infelizmente, ainda não existem outras versões de desktop.)
]( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en_US )
Tudo em um: Noção
Notion Labs Inc.
Ao contrário do resto dos aplicativos aqui, o Notion é um aplicativo de produtividade geral feito para armazenar muito mais do que apenas tarefas. Você pode criar listas, notas, planilhas, bancos de dados e muito mais com seu sistema de templates detalhado (que permite usar templates feitos tanto pelo Notion quanto por outros usuários). Claro, por causa dessa liberdade, ele pode funcionar como uma ferramenta fantástica de gerenciamento de tanques.
Em uma página em branco, você pode adicionar listas de verificação, tabelas e até mesmo um modelo baseado em cartão semelhante ao Trello. Isso significa que você pode configurar as páginas para se comportarem de maneira semelhante às listas de tarefas. Para cada entrada na lista, você pode anexar uma nova página que pode armazenar informações adicionais ou subtarefas. O Notion ainda suporta lembretes para páginas, então você também não está perdendo esse recurso básico.
Graças ao design aberto do Notion, também é o aplicativo mais personalizável aqui. Você pode ter cartões, listas e notas na mesma página, com o design de arrastar e soltar facilitando o reposicionamento. E, se você quiser ver este sistema em ação, não procure mais , a página “Ajuda e Suporte” do Notion, que foi inteiramente criada dentro do sistema Notion.
O Notion é gratuito para download e pode ser efetivamente usado gratuitamente graças ao Notion removendo o antigo limite de páginas para contas gratuitas. Ainda existem versões pagas, no entanto, com o plano Notion Personal Pro (US $ 4 / mês) concedendo uploads de arquivos ilimitados e um histórico de edição de páginas (os outros planos são voltados para equipes e não fornecem muito valor para indivíduos).
Você pode baixar o Notion no iOS, Android, Mac e Windows, ou usar a versão web.