8 Strumenti di gestione delle attività multipiattaforma per tenere sotto controllo i tuoi progetti
Appest Inc.
Quando hai molto da fare in un giorno, può diventare travolgente rapidamente. Annotare tutto aiuta, ma perché usare la carta quando puoi sfruttare appieno uno strumento di gestione delle attività sul tuo telefono, computer o entrambi. Questi strumenti ti consentono di visualizzare tutto ciò che devi fare su qualsiasi dispositivo e forniscono molte più funzionalità rispetto al tuo notebook. E con quanti di questi strumenti esistono oggi, c’è sicuramente là fuori che è perfetto per te.
Aggiornamento, 2/3/22: prezzi aggiornati per Todoist, Trello e Any.do.
Cosa cercare in uno strumento di gestione delle attività
Ci sono alcune cose da considerare quando si sceglie lo strumento di gestione delle attività giusto per te.
- Funzionalità di base: mentre ogni app avrà il proprio modo di fare le cose, la maggior parte delle app di gestione delle attività si concentra in qualche modo sugli elenchi di cose da fare. Funzionalità come attività secondarie (attività all’interno delle attività), date di scadenza e promemoria ampliano notevolmente l’utilità degli elenchi di cose da fare. Tuttavia, alcune app possono offrire altri modi per visualizzare le tue attività, come pannelli con più elenchi o calendari.
- Organizzazione: l’organizzazione è un must nelle app di gestione delle attività. Possono essere cartelle, tag o anche solo un sistema di ricerca approfondito, ma alla fine della giornata, tutto ciò che conta è trovare rapidamente i dati di cui hai bisogno.
- Multipiattaforma: a cosa serve l’utilizzo di un’app di gestione delle attività se tutto è bloccato su un’unica piattaforma? Se vuoi passare dal lavorare su telefono, laptop e desktop, l’app che usi dovrebbe consentirlo. E tutti quelli in questo elenco lo fanno, con ogni programma disponibile su iOS e Android, insieme alle versioni Web per utenti desktop (molti hanno anche programmi desktop adeguati anche per Mac e Windows).
- Sincronizzazione con il cloud: una volta installato il programma su più dispositivi, vuoi essere sicuro che i tuoi dati si sincronizzeranno automaticamente tra tutti loro. E tutti gli strumenti in questo elenco fanno proprio questo.
- Prezzi: tutte le app in questo elenco possono essere scaricate gratuitamente, ma la maggior parte di esse blocca alcune funzionalità dietro i paywall. Questo di solito viene fatto tramite un abbonamento, addebitato mensilmente o annualmente.
Il meglio per la maggior parte delle persone: Microsoft To Do
Microsoft
Microsoft To Do è l’app perfetta per iniziare con la gestione delle attività perché è completamente gratuita. Da fare è il primo esempio di come prendere elenchi di cose da fare standard e aggiungervi più utilità con attività secondarie (che qui sono chiamate), date di scadenza e promemoria. Puoi organizzare gli elenchi in gruppi o utilizzare la barra di ricerca per trovare attività specifiche Il sistema di raggruppamento è particolarmente utile se si desidera eseguire operazioni come separare gli elenchi di lavoro e personali in categorie proprie.
To Do offre anche alcune funzionalità con Microsoft Outlook. Puoi facilmente aggiungere le email ricevute come attività e incorporarle nei tuoi elenchi.
Microsoft To Do è disponibile per Android e iOS, insieme a una versione web.
Elenchi di cose da fare migliorati: Todoist
Doist
Todoist funziona con un sistema di elenchi di cose da fare simile a quello di Microsoft To Do, tranne per il fatto che si concentra maggiormente sulla sezione degli elenchi (che ti consente di avere più elenchi all’interno di uno). Puoi aggiungere rapidamente nuove attività con la semplice pressione di un pulsante e Todoist utilizza il linguaggio naturale per inserire alcuni dati per te. Ad esempio, se dai un nome alla tua attività come "invia un’e-mail alla banca ogni secondo martedì del mese", Todoist imposterà automaticamente quell’attività per ogni secondo martedì nelle impostazioni senza che tu debba impostare tu stesso le date.
Questa è solo una delle funzionalità che Todoist offre per ottimizzare il suo potente set di strumenti. Puoi anche organizzare le tue attività con cartelle ed etichette e impostare i livelli di priorità in modo da sapere su cosa concentrarti per primo. Todoist offre anche alcuni semplici strumenti di collaborazione, in cui puoi assegnare e discutere attività con altri membri del team nell’app.
Todoist crea report sulle tue prestazioni lavorative attraverso il suo sistema “Karma". Fondamentalmente, questo tiene traccia di quante attività completi e quanto tempo impiegano, il che può essere utile per vedere quanto tempo richiedono determinati progetti.
Todoist è gratuito, ma sarai limitato a 80 progetti e perderai alcune funzionalità dell’organizzazione come le etichette. Per l’esperienza completa di Todoist, ti consigliamo la versione Premium, che costa $ 3 al mese. Questo espande il limite del progetto a 300 e completa il resto delle funzionalità di Todoist. C’è anche il piano aziendale, che costa $ 5 al mese e aumenta il limite del tuo progetto a 500. Aggiunge anche alcune funzionalità più incentrate sul team (come l’assegnazione di persone come ruoli di amministratore).
Puoi scaricare Todoist su Windows, Mac, iOS e Android, oppure accedervi dal web.
Organizzazione semplice: TickTick
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TickTick è un’altra potente app focalizzata sulle cose da fare, con attività secondarie e promemoria come Todoist e To do. Ma TickTick riesce a differenziarsi grazie al suo semplice sistema organizzativo. Puoi comunque creare attività secondarie, taggare elementi e assegnare priorità alle attività come in Todoist, ma l’app utilizza un sistema di cartelle di facile comprensione per un’organizzazione più ampia.
Oltre a ciò, TickTick presenta anche alcune altre funzionalità minori che possono essere utili da avere in giro. Un esempio è "Avviso fastidioso", un promemoria che compare più volte per assicurarti di completare l’attività.
TickTick è gratuito, ma se desideri un calendario integrato avanzato, 10 temi tra cui scegliere e dati di report avanzati (quante attività completi, ecc.), allora ti consigliamo TickTick Premium che costa $ 27,99 all’anno o $ 2,79 al mese.
Puoi scaricare TickTick su Windows, Mac, iOS e Android o usarlo sul Web.
Alcune funzioni intelligenti: Ricorda il latte
Ricorda il latte
Ricorda che Milk è in circolazione da un po’ di tempo ed è stato uno dei primi importanti strumenti di gestione delle attività in circolazione. E grazie ai continui aggiornamenti, questa è ancora una delle migliori app di gestione delle attività in circolazione.
Simile a Todoist, Remember the Milk ti consente di usare il linguaggio naturale nei nomi delle tue attività, quindi puoi semplicemente digitare "Rispondi al messaggio di John domani, priorità assoluta" prima di andare a letto e l’app imposterà un’attività per il giorno successivo con il livello di priorità più alto. Hai i tag e le attività secondarie visti in altre app per l’organizzazione, ma Remember the Milk dispone anche di un sistema di ricerca avanzato che ti consente di trovare rapidamente le attività in base alle date di scadenza, ai contenuti e alle attività secondarie.
Un’altra utile funzionalità Ricorda che i vanti del latte sono "Elenchi intelligenti". Si tratta di elenchi generati automaticamente in base a determinati criteri determinati dall’utente (come le attività contrassegnate come priorità alta). Questi ti faranno sicuramente risparmiare tempo e fatica.
Ricorda che Milk è gratuito, ma ti perderai funzionalità come attività secondarie, widget e promemoria. Per l’esperienza completa di Remember the Milk, vorrai ricordare il Milk Pro, che costa $ 39,99 all’anno.
Puoi scaricare Remember the Milk su Windows, Mac, iOS e Android oppure utilizzare la versione web.
Gestione basata su carte: Trello
Trello Inc.
Se hai sentito parlare di Trello, è probabilmente a causa delle sue funzionalità incentrate sul team. Trello è un fantastico strumento collaborativo per la gestione dei progetti, ma ciò di cui potresti non essere a conoscenza sono i suoi meriti anche per gli individui.
Trello funziona in modo diverso dalla maggior parte delle app in questo elenco. Invece di concentrarsi su elenchi standard, Trello utilizza un design basato su schede per la gestione delle attività. Hai più elenchi composti da schede, ma ogni scheda può avere elenchi di controllo, note o allegati. Grazie a questo design, Trello eccelle nel permetterti di pianificare la tua prossima mossa in modo intuitivo. C’è anche il Trello Butler, che è un’intelligenza artificiale che puoi fornire informazioni per automatizzare determinate attività.
Trello è gratuito, ma perderai alcune funzionalità come alcuni strumenti di automazione (come le azioni pianificate) e sarai limitato a 10 MB di file allegati. Se desideri aumentare il limite a 250 MB e accedere a tutti gli strumenti che Trello ha da offrire per gli individui ($ 5 al mese), per gli utenti premium ($ 10 al mese) o il piano aziendale per gli utenti Enterprise ($ 17,50/ utente/mese). Puoi vedere un confronto completo di tutti i piani sul sito di Trello.
Puoi scaricare Trello su Windows, Mac, iOS e Android oppure utilizzarlo sul Web.
Semplice: Any.do
Qualsiasi.do
Le app che abbiamo menzionato finora si concentrano sull’avere funzionalità approfondite. E, sebbene queste app siano potenti, possono essere inutilmente opprimenti se le tue esigenze di gestione delle attività sono più semplici. Fortunatamente, alcune app mirano a semplificare le cose e Any.do è una delle migliori in questo senso.
L’interfaccia utente dell’app è semplice ed elegante, con un semplice sistema organizzativo che lega tutto insieme. Naturalmente, non hai tante opzioni qui come app come Todoist, ma Any.do è ancora sufficiente per gestire efficacemente le tue attività e i tuoi progetti con facilità. Presenta le nozioni di base come promemoria, date di scadenza e attività secondarie, oltre ad alcune funzionalità per prendere appunti e allegati di file. Puoi anche visualizzare tutte le tue attività in una vista calendario invece della normale struttura a elenco.
Any.do è gratuito, ma se desideri funzionalità aggiuntive come temi personalizzabili e caricamenti di file illimitati, ti consigliamo Any.do Premium, che parte da $ 2,99 al mese.
Puoi scaricare Any.do su Windows, Mac, iOS e Android oppure utilizzare la versione web.
Gratuito e semplice: Google Task
Google Tasks è un’altra app che punta alla semplicità. Il design delle attività è semplice come il suo nome: si concentra sulle basi (date di scadenza, attività secondarie e promemoria) e non molto altro. Naturalmente, se stai cercando qualcosa di semplice, allora sarà perfetto per te.
Attività è integrato con Gmail e Google Calendar, quindi puoi aggiungere attività direttamente da Gmail in risposta alle e-mail e tutte le tue attività verranno visualizzate anche su Google Calendar. Tasks è anche fortemente integrato con i promemoria Android predefiniti, il che significa che è un’opzione fantastica anche per gli utenti Android.
E, come molte delle app di Google, Tasks è completamente gratuito, senza vincoli. Puoi scaricare Google Tasks su iOS e Android o semplicemente utilizzare la versione web integrata in Gmail tramite la barra laterale. (Purtroppo non esistono ancora altre versioni desktop.)
]( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en_US )
All-in-One: nozione
Nozione Labs Inc.
A differenza del resto delle app qui presenti, Notion è un’app di produttività generale creata per contenere molto di più delle semplici attività. Puoi creare elenchi, note, fogli di calcolo, database e molto altro con il suo sistema di modelli approfondito (che ti consente di utilizzare modelli realizzati sia da Notion che da altri utenti). Naturalmente, grazie a questa libertà, può funzionare come un fantastico strumento di gestione dei carri armati.
Su una pagina vuota, puoi aggiungere liste di controllo, tabelle e persino un modello basato su carte simile a Trello. Ciò significa che puoi impostare le pagine in modo che si comportino in modo simile alle liste di cose da fare. Per ogni voce dell’elenco, puoi allegare una nuova pagina che può memorizzare informazioni aggiuntive o attività secondarie. Notion supporta anche i promemoria per le pagine, quindi non ti perdi nemmeno quella funzionalità di base.
Grazie al design aperto di Notion, è anche l’app più personalizzabile qui. Puoi avere schede, elenchi e note tutti sulla stessa pagina, con il design drag-and-drop che semplifica il loro riposizionamento. E, se vuoi vedere questo sistema in azione, non guardare oltre la pagina "Aiuto e supporto" di Notion, che è stata interamente creata all’interno del sistema Notion.
Notion è scaricabile gratuitamente e può essere efficacemente utilizzato gratuitamente grazie a Notion che rimuove il precedente limite alle pagine per gli account gratuiti. Esistono ancora versioni a pagamento, tuttavia, con il piano Notion Personal Pro ($ 4 al mese) che ti garantisce caricamenti di file illimitati e una cronologia delle modifiche per le pagine (gli altri piani sono rivolti ai team e non forniranno molto valore alle persone).
Puoi scaricare Notion su iOS, Android, Mac e Windows oppure utilizzare la versione web.